SIKLUS PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Penggajian

Departemen penggajian bertanggung jawab untuk perhitungan sesungguhnya dan menyiapkan penggajian. Beberapa karakteristik lain sebagai berikut :

- Penggunaan rekening gajian imprest secara terpisah untuk slip gaji yang memudahkan rekonsialisasi.

- Rekonsialisasi independen dari laporan bank untuk rekening penggajian.

- Penggunaan master pembayaran independen.

Siklus Penggajian

Proses penggajian sangat kompleks. Proses penggajian ditentukan oleh hokum dengan sanksi hukuman penjara untuk kelalaian yang disengaja dalam megelola pencatatan yang memadai. Tanggung jawab analisis system untuk selalu menjaga agar tetap sesuai dengan hukum.

Persyaratan Pemrosesan Penggajian

Banyak file yang harus dikelola dalam system penggajian. Informasi dasar karyawan, seperti nama, alamat, besar gaji, dan potongan - potongan perlu untuk menyiapkan gaji. File yang diperlukan dalam laporan pemerintah, table pajak, pension, perencanaan tunjangan kesehatan, dan perencanaan merupakan contoh informasi yang diperlukan untuk mendukung prosedur penggajian.

1. Aktivitas Siklus Penggajian

o Perbarui File Induk Penggajian

o Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak

o Validasi Data Waktu dan Kehadiran

o Mempersiapkan Penggajian

o Membayar Gaji

o Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

o Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain

Perbarui File Induk Penggajian (Aktivitas 1)

• Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.

• Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.

· Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak (Aktivitas 2)

• Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.
• Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

· Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3)

• Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran pegawai.
• Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.

· Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4)

• Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.

• Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja.

• Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.

• Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.

· Membayar Gaji (Aktivitas 5)

• Aktivitas kelima adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.
• Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.

Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)

• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung
• Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.
• Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.

Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7)

• Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.
• Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.

· Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung
• Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.
• Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
• Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai mereka rencana kompensasi fleksibel.
• Banyak perusahaan menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan rencana tabungan hari tua.

· Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain
• Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.
• Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.
• Lembaga pemerintah terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini.
• Dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan ke organisasi terkait.

2. Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur
• Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini :
1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.
2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.

5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.

6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.
7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.

ancaman-ancamannya

1.Mempekerjakanpegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk

2.Pelanggaran hukum ketenagakerjaan

3.Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi

4.Data waktu yang tidak akurat

5.Pemrosesan penggajian yang tidak akurat

6.Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan

7.Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi

8.Kinerja yang kurang baik

prosedur pengendalian

· Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasikeahlian pelamar kerja, referensi dan riwayat pekerjaan

· Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan

· Pemindahan tugas

· Total batch danpengendalian aplikasi lainnya

· Setoran langsung

· Distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorangyang independen dari proses penggajian

· Penyelidikan cek gaji yg tidak diklaim

· Pengunaan rekening giro terpisah untuk penggajian

· Pengendalian akses

· Prosedurpembuatan cadangan

· Enkripsi data

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

• Fungsi ketiga SIA adalah memberikan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
• Sistem penggajian harus didesain untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data biaya dengan jenis informasi lainnya agar memungkinkan pihak manajemen membuat jenis keputusan berikut ini :
1 Kebutuhan pegawai di masa mendatang
2 Kinerja pegawai
3 Moral pegawai
4 Efisiensi dan efektivitas pemrosesan penggajian

• Beberapa informasi biasanya diberikan oleh sistem penggajian.
• Informasi lainnya, seperti data tentang keahlian pegawai, biasanya diberikan oleh sistem manajemen SDM.
• Informasi lainnya, seperti data mengenai moral pegawai, biasanya tidak dikumpulkan baik oleh sistem manajemen SDM / penggajian.

priyohanweersyah.blogspot.com