siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus produksi dan siklus penggajian

 

SIKLUS AKUNTANSI

 

Siklus Akuntansi (accounting cycle) adalah rangkaian kegiatan akuntansi yang terjadi berulang pada setiap periode akuntansi. Siklus akuntansi dalam setiap jenis perusahaan pada dasarnya sama, yaitu terdiri atas : kegiatan pencatatan transaksi kedalam jurnal (rekording), penggolongan transaksi dalam buku besar (clasification) pengikhtisaran transaksi yang terjadi dalam suatu periode dan pelaporan (reporting).

1). Siklus Pendapatan

Kejadian kejadian yang berhubungan dengan pendistribusian barang danjasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan. Siklus pendapatan perusahaan ataupun badan usaha lain terdiri dari hasil Penjualan dan Penerimaan Kas. Aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan informasi terkait dengan penyediaan barang dan jasa kepada konsumen serta pengumpulan kas atas pembayaran dari penjualan tersebut.

2). Siklus Pengeluaran

Kejadian kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban yang berkaitan. Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total untuk pembelian dan pemeliharaan persediaan, pasokan, dan berbagai jasa yang diperlukan untuk menjalankan organisasi

3). Siklus Produksi

Kejadian kejadian yang berhubungan dengan pengubahan barang dan jasa. Siklus Produksi adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data terkait dengan pabrikasi suatu produk.

4). Siklus Penggajian dan Manajemen Sumber Daya Manusia

Siklus SDM/Penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan manajemen yang efektif atas tenaga kerja dan ini memusatkan perhatian pada sistem penggajian

SIKLUS PENDAPATAN

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. Terdapat empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :

1. Pesanan Penjualan :

• Mengambil pesanan dari pelanggan.
• Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan.
• Memeriksa ketersediaan persediaan.

2. Pengiriman Barang

Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut, proses ini terdiri dari dua tahap :
• Mengambil dan mengepak pesanan.
• Mengirim pesanan tersebut.

3. Penagihan dan Piutang Usaha

Aktivitas dasar ketiga dalam siklus pendapatan, melibatkan :
• Penagihan ke para pelanggan.
• Memelihara data piutang usaha.

4. Penagihan Kas

• Menangani kiriman uang pelanggan.
• Menyimpannya ke bank.

Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan
SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :
• Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
• Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
• Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
• Tingkat dan tren kepuasan pelanggan
• Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
• Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan
• Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan
• Keefektifan iklan dan promosi
• Kinerja staf penjualan
• Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit

Siklus Pengeluaran

Pengertian Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang-barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikandan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.

Tujuan Siklus Pengeluaran

Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi:

1.  Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan.

2.  Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar.

3.  Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan.

4.  Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar.

5.  Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat.

6.  Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha.

7.  Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi.

8.  Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh.

Fungsi Siklus Pengeluaran

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari:

1.      Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut.

2.      Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang.

3.      Memastikan validitas kewajiban pembayaraan.

4.      Menyiapkan pengeluaran kas.

5.      Mengelola utang usaha.

6.      Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum.

7.      Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan.

Sistem Pembelian

Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi:

1.     Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng input nya ke komputer.

2.     Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.

3.     Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima tagihan.

4.     Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.

5.     Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas:

1.  Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)

Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa.

2.  Penawaran Barang (Qutation)

Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.

3.  Pemesanan Barang (Purchase Order)

Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli.

4.  Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)

Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas.

5.   Faktur Penjualan (Invoice)

Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.

Prosedur transaksi pembelian mencangkup:

o    Bagian gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian

o    Bagian pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.

o    Bagian pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok.

o    Bagian pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

o    Bagian penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.

o    Bagian penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.

o    Bagian penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada bagian akuntansi.

o    Bagian akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, bagian akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.

Sistem Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa kreditor yang sah menerima jumlah jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal. Perusahaan melewatkan penghasilan bunga yang dapat dihasiklkan dari dana tersebut. Namun demikian jika kewajiban dibayar telat perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat mengacaukan kredibilitasnya sendiri.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas ini adalah:

1.     Bukti kas keluar

Tanda bukti bahwa perusahaan telah mengeluarkan uanh tunai, seperti pembelian dengan tunai atau pembayaran gaji, pembayaran hutang atau pengeluaran-pengeluaran lainnya.

2.     Cek

Salah satu sarana yang digunakan untuk menarik atau mengambil uang direkening giro.

3.     Permintaan cek           

Sistem Manual Pengeluaran Kas:

1.     Bagian utang usaha

Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staf administrasi bagian utang usaha meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya (permintaan, pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur) ke bagian pengeluaran kas.

2.     Bagian pengeluaran kas

Staf administrasi bagian pengeluaran kas menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran, staf administrasi tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek yang juga disebut jurnal pengeluaran kas.

3.     Bagian buku besar

Staf administrasi bagian buku besar menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari bagian utang usaha. Angka dalam voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayaran ke pemasok. staf administrasi bagian buku besar mencatat ke akun pengendali utang usahadan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan iktisar buku pembantu utang usaha. Pekerjaan ini mengakhiri prosedur pengeluaran kas.

Tugas Per divisi:

- Departemen Persediaan

1.  Mengecek persediaan

2.  Mencatat persediaan yang rusak

3.  Membuat daftar persediaan barang rusak dan mengumpulkan barang yang rusak.

4.  Menyerahkan ke bagian manajer persediaan

- Manajer Persediaan:

1.  Melakukan pengecekkan

2.  Departemen Pembelian

3.  Membuat surat retur dan menyerahkan ke supplier Supplier

4.  Menyiapkan barang retur / uang pengganti barang retur

5.  Menyiapkan bukti pengembalian retur

- Bagian penerimaan:  

1.  Mengecek barang retur

2.  Mencatat penerimaan barang retur

3.  Membuat laporan penerimaan retur dan menyerahkan barang ke bagian persediaan

- Bagian persediaan

1.  Melakukan pengecekan kembali

2.  Manajer Persediaan

3.  Membuat catatan penerimaan barang retur

4.  Menyerahkan laporan ke bagian akuntansi

- Bagian Akuntansi

1.  Membuat laporan penerimaan barang retur

- Pimpinan

1.  Memeriksa dan megesahkan laporan penerimaan barang retur

Retur Pembelian

Bila barang dagangan atau barang lain yang sudah dibeli kemudian dikembalikan lagi atau penyesuaian harga sedang diusahakan. Biasanya pembeli akan mengadakan hubungan dengan penjuala secara tertulis. Keterangan mengenai hal itu dapat dinyatakan melalui surat atau dapat juga digunakan Memo Debit atau Nota Debit.

Debitur mungkin menggunakan tembusan dari Memo Debit tersebut sebagai dasar untuk pencatatan, atau menunggu jawaban dari kreditu yang biasanya akan berbentuk Memo Kredit atau Nota Kredit

Prosedur retur pembelian suatu perusahaan:

-Vendor mengirim barang yang telah di order oleh perusahaan ke bagian penerimaan barang disertai nota pembelian yang akan dicatat oleh bagian akuntansi persediaan.

-Oleh bagian penerimaan barang, barang tersebut dicek apakah sesuai dengan pesanan. Karena tidak sesuai, bagian penerimaan barang membuat Surat Permohonan Retur Pembelian (SPRP). SPRP diberikan ke bagian akuntansi persediaan, sedangkan barangnya diberikan ke bagian gudang.

-Di bagian akuntansi persediaan, SPRP dan Nota Pembelian digabungkan untuk membuat Memo Debit yang digunakan sebagai dasar pencatatan barang yang akan di retur.

-1 Memo Debit diberikan ke bagian gudang, bersama dengan barang lalu bagian gudang membuat Catatan Pengeluaran Barang (CPB) yang dibuat arsip oleh bagian gudang. Dan barang retur dikirim ke vendor bersama dengan Memo Debit.

Catatan Akuntansi

Catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh perusahaan jika pengolahan data transaksi dilakukan secara manual (tidak menggunakan alat bantu computer), maka catatan yang diselenggarakan adalah sebagai berikut:

1.   Buku jurnal, yang mencakup:’

a.  Register voucher, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian secara kredit.

b.  Jurnal memorial, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat transaksi pengembalian barang yang dibeli atau perolehan potongan pembelian.

c.  Register kas, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas, baik untuk pembelian tunai maupun pelunasan utang.

2.     Rekening pembantu piutang dagang, yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat piutang kepada setiap pelanggan.

3.     Rekening buku besar, yaitu:

a.    Utang dagang, yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat bertambahnya utang karena pembelian kredit, dan berkurangnya utang dagang karena pelunasan atau adanya retur dan potongan pembelian.

b.      Kas, yaitu rekening yang digunakan untuk mencatat berkurangnya kas karena adanya pembelian tunai atau pelunasan utang dagang.

Aktivitas Bisnis Dalam Siklus Pengeluaran Berbasis Komputer

1. Prosedur Permintaan Barang

Aktivitas Bisnis yang pertama kali dilakukan dalam siklus pengeluaran adalah permintaan barang atau suplais. Keputusan Kunci yang dibuat pada proses ini adalah mengidentifikasi barang apa yang akan dibeli, kapan dibutuhkan, dan berapa banyak yang akan di beli. Keputusan ini normalnya dibuat oleh fungsi pengawas persediaan (inventory control), meskipun informasi tentang kebutuhan barang diperoleh dari departeman pengguna barang. Permintaan Pembelian kadang-kadang juga di buat oleh siklus produksi atau dari fungsi penjualan yang menyampaikan informasi tentang back order.

2.     Prosedur Pemesanan Barang

Aktivitas pokok yang kedua dalam siklus pengeluaran adalah pemesanan suplais dan bahan baku. Aktivitas pembelian biasanya dilakukan oleh petugas pembelian atau karyawan pembelian dalam departeman pembelian.

Keputusan Kunci: Pemilihan Pemasok. Keputusan penting yang dibuat pada tahap ini adalah pemilihan pemasok dengan mempertimbangkan harga, kualitas, dan kualitas pengiriman. Komitmen terhadap kualitas dan pengiriman yang dimiliki oleh para pemasok sangat penting, terutama pada sistem JIT, karena keterlambatan pengiriman atau dalam pengiriman terdapat produk cacat dapat mengancam seluruh sistem. Sekali seorang pemasok terpilih untuk memasok sebuah produk,identitas pemasok tersebut akan menjadi badian dari atau dimasukan ke dalam file induk persediaan. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari proses seleksi pemasok ketika akan membeli barang yang sama di kemudian hari. Dengan cara ini, maka kinerja pemasok secara periodic dievaluasi untuk menentukan apakah pemasok tersebut masih dapat dipertahankan atau tidak. Evaluasi ini tidak hanya melibatkan masalah harga, namun juga kualitas produk yang dibeli dan kinerja pengiriman barang. Sistem Informasi Akuntansi yang baik, seharusnya juga dirancang untuk dapat menangkap dan menelusur informasi ini.

3.     Prosedur Penerimaan Barang

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan menyimpan barang yang dipesan. Departeman penerima barang bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok. Selain barang diterima, kemudian dilaporkan ke manajer bagian gudang, untuk kemudian meneruskannya ke manajer pabrik. Departemen penyimpanan barang yang bertanggung jawab  kepada manajer bagian gudang, bertanggung jawab untuk menyimpan barang. Informasi tentang tentang penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengawas persediaan,untuk memperbarui catatan persediaan. Tujuan diselenggarakan prosedur ini adalah: (a) untuk menjamin bahwa semua penerimaan bahan baku, perlengkapan, dan aktiva lain yang dibeli telah diotorisasi kan (b) untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akuntansi.

4.     Prosedur Pencatatan Utang

Aktivitas keempat dalam siklus pengeluaran adalah proses persetujuan pembayaran faktur pembelian. Proses ini dilaksanakan oleh departemen hutang dagang yang bertanggung jawab terhadap direktur keuangan. Tujuan diselenggarakannya subsistem ini adalah untuk mancatat kewajiban membayar kepada pemasok. Input aplikasi ini adalah faktur pembelian, catatan penerimaan barang, pesanan pembelian (open purchase order) dan file rincian pesanan pembelian(purchase order detail files).

Secara legal, kewajiban untuk membayar ke pemasok mulai timbul saat barang diterima.meskipun demikian,untuk alasan praktis, sebagian besar perusahaan mencatat utang setelah diterima dan disetujuinya faktur pembelian. Tujuan dilakukannya cara ini adalah untuk mengotorisasi dan menentukan apakah faktur yang diterima layak di bayar.tentunya faktur pembelian dikatakan layak di bayar jika barang dan jasa yang dipesan benar-benar telah diterima oleh perusahaan. Untuk mencapai tujuan ini, diperlukan informasi dari bagian pembelian (berupa tembusan order pembelian) dan fungsi penerimaan barang (berupa laporan penerimaan barang. Tembusan order pembelian dari bagian pembelian menegaskan bahwa barang atau jasa yang tercantum dalam faktur pembelian benar-benar dipesan. Tembusan laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian gudang menegaskan tentang kuantitas dan kondisi yang diterima.

5.     Prosedur Pengeluaran Kas

Aktivitas terakhir pada siklus pengeluaran adalah pembayaran faktur yang telah disetujui. Aktivitas ini, disebut dengan aktivitas pengeluaran kas, dilaksanakan oleh kasir, yang bertanggung jawab kepada manajer keuangan. Tujuan diselenggarakannya aplikasi ini adalah untuk menjamin bahwa pembayaran kepada pemasok dilakukan tepat waktu dan dalam jumlah yang benar. Input bagi aplikasi ini adalah catatan dari file voucher.

Keputusan kunci dalam prosedur pengeluaran kas adalah menentukan apakah perusahaan akan memanfaatkan fasilitas potongan yang tersedia atau tidak. Untuk membuat keputusan ini,dibutuhkan informasi anggaran kas jangka pendek. Dalam anggaran kas tersebut tergambar taksiran arus kas masuk dan arus kas keluar untuk satu periode tertentu di masa mendatang (biasanya satu tahun). Informasi yang tercantum dalam anggaran tersebut berasal dari berbagai sumber. Bagian piutang dagang memberikan proyeksi penerimaan kas. File utang dagang dan file order pembelian menunjukan potensi pembayaran kepada para pemasok, yang bermakna taksiran arus kas keluar di masa mendatang. Fungsi sumber daya manusia memberikan informasi tentang kebutuhan kas untuk pembayaran gaji karyawan.jika cukup anggaran kas menunjukan bahwa perusahaan membutuhkan kas dalam jumlah yang untuk memenuhi kebutuhan pengeluaran kas,maka fasilitas potongan yang tersedia harus dimanfaatkan agar dapat diperoleh penghematan pengeluaran kas.

Tujuan, Ancaman dan Prosedur Pengendalian

Fungsi kedua dari SIA yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengawasan dan pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai:

1.  Semua transaksi telah diotorisasi secara tepat

2.  Semua transaksi yang dicatat adalah valid (benar-benar terjadi)

3.  Semua transaksi yang valid dan telah diotorisasi telah dicatat

4.  Semua transasksi telah dicatat secara akurat

5.  Semua aktiva (kas, persediaan, data) dilindungi dari kemungkinan hilang atau dicuri

6.  Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif

Dokumen dan catatan yang telah diuraikan sebelumnya memainkan peranan penting dalam pencapaian tujuan pengendalian ini. Dokumen yang sederhana, lengkap dengan instruksi pengisian yang jelas akan memudahkan pencatatan data transaksi yang efisien dan akurat. Jika perusahaan menggunakan dokumen elektronik, maka penggunaan prosedur pengendalian aplikasi yang tepat seperti cek validitas, cek field, dan sebagainya akan meningkatkan akurasi entry data. Penyediaan ruang khusus pada dokumen kertas dan dokumen elektronik untuk mencantumkan siapa yang membuat dan siapa yang mengkaji dokumen tersebut juga merupakan bukti bahwa sebuah transaksi telah diotorisasi secara tepat.

Selain kewajiban diatas perlu diperhatikan beberapa ancaman yang terjadi seperti:

o    Permintaan Barang

Tujuan utama proses permintaan pembelian adalah untuk memelihara pasokan seluruh kebutuhan bahan baku secara memadai. Dua ancaman yang muncul dalam mencapai tujuan ini adalah:

1.  Kehabisan barang.

Untuk mengatasi ancaman ini, perusahaan perlu menetapkan sebuah system pengendalian persediaan yang akurat. Metode pencatatan persediaan perpectual dapat digunakan untuk menjamin bahwa informasi tentang tentanf persediaan brang selalu terkini.

2.  Pembelian barang yang tidak diperlukan atau dalam jumlah berlebih.

Perusahaan harus selalu tanggap terhadap pembelian barang-barang yang kurang penting. Penyelenggaraan system persediaan perpectual dapat membantu menjamin validitas permintaan pembelian yang dibuat secara otomatis oleh system pengendalian persediaan.

o    Pemesanan Barang

Berikut ancaman dan prosedur pengendalian yang dapat diterapkan  untuk menanggulangi ancaman tersebut agar tidak terjadi.

3.     Pembelian barang dengan harga mahal.

Perusahaan berupaya untuk memperoleh harga yang wajar untuk  barang dan bahan baku yang dibelinya. Oleh karena itu, daftar harga untuk barang-barang yang sering dibeli harus disimpan dalam computer dan dikonsultasikan setiap kali memesan barang.

4.     Pembelian barang dengan kualitas rendah

Dalam upaya untuk memperoleh barang dengan harga yang rendah, perusahaan harus hati-hati terhadap kemungkinan terjadinya pembelian barang dengan kualitas rendah.

5.     Pembelian barang dari pemasok yang tidak sah

Pembelian barang dari pemasok yang tidak sah dapat menimbulkan berbagai persoalan. Barang yang diperoleh bisa saja berkualitas rendah atau harga barang terlalu tinggi (mahal).

6.     Suap

Suap adalah pemberian uang atau barang dari pemasok kepada petugas pembelian, dengan maksud untuk mempengaruhi pemilihan pemasok. Suap ini dapat berakibat diperolehnya barang dengan kualitas rendah atau dengan harga terlalu tinggi.

 Penerimaan dan Penyimpanan Barang

Berikut ancaman pengendalian yang berhubungan dengan penerimaan dan penyimpanan barang:

8.    Penerimaan barang yang tidak dipesan

Penerimaan barang kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang ke pemasok.

9.   Pencurian barang

Kehilangan dapat diatasi dengan menerapkan prosedur-prosedur pengendalian sebagai berikut. Pertama, barang harus disimpan dalam lokasi aman, dan akses ke lokasi tersebut dibatasi. Kedua, seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus didokumentasikan.

Persetujuan Faktur Pembelian

Berikut ancaman dan prosedur pengendalian untuk mengatasi ancaman tersebut diuraikan sebagai berikut:

10.  Kesalahan dalam faktur pembelian

Faktur pembelian yang diterima dari pemasok dapat mengandung berbagai jenis kesalahan, misalnya salah mencatumkan harga atau salah menjumlah.

11.  Pembayaran barang yang tidak diterima

Cara pengendalian terbaik untuk mengatasi pembayaran barang yang tidak pernah diterima adalah dengan membandingkan kuantitas yang tercantum di faktur pembelian dengan kuantitas yang tercantum dalam tembusan laporan penerimaan barang yang telah ditandatangani oleh karyawan yang menerima transfer barang dari departemen penerima barang.

12.  Kegagalan memanfaatkan fasilitas potongan

Ancaman ini menyebabkan perusahaan kehilangan banyak uang. Salah satu cara untuk menanggulangi ancaman ini adalah pengarsipan yang tepat dan cermat.

13.  Pembayaran faktur yang sama dua kali

Faktur yang sama dapat dibayar lebih dari sekali kaerna beberapa hal. Kemungkinan pertama, duplikat faktur dikirmkan setelah cek diposkan. Kemungkinan kedua, faktur pembelian terpisah dari dokumen lainnya dalam paket voucher.

14.  Kesalahan dalam pencatatan dan posting pembelian dan pembayaran

Kesalahan dalam pencatatan dan posting pembayaran kepada pemasok akan berakibat kesalahan dalam laporan keuangan dan laporan kinerja, yang pada gilirannya berakibat buruknya pembuatan keputusan. Untuk mencegah terjadinya hal tersebut, maka perusahaan harus menyelenggarakan pengawasan pemrosesan dan entry data yang memadai dan tepat.

Pembayaran Barang

Berikut ini diuraikan berbagai ancaman dan prosedur untuk mengatasi ancaman tersebut.

15.  Ketidaktepatan kas

Kas adalah aktiva yang mudah dicuri, oleh karena itu, akses terhadap kas dan blanko cek harus dibatasi. Untuk mengatasi hal ini, maka perlu dilakukan pemisahan fungsi yang memadai.

16.  Pencurian yang berhubungan dengan penggunaan EFT

Penggunaan EFT, baik individu maupun bersamaan dengan FEDI, membutuhkan tambahan prosedur pengendalian. Untuk itu, perlu digunakan password dan ID pemakai, dan secara periodic diganti.

Pengendalian Umum

17.  Kehilangan data

Data penting yang dimiliki oleh perusahaan harus dilindungi dari kehilangan. Salah satu cara yang dapat dipakai adalah memasang label internal dan label eksternal guna mengurangi kemungkinan terhapusnya data penting dan juga untuk menjamin bahwa file induk yang diperbarui alah file induk versi terbaru.

18.  Kinerja yang buruk

Tujuan pengendalian lain dalam siklus pengeluaran adalah mendorong efisiensi dan efektifitas kinerja aktifitas bisnis. Penyusunan dan pengkajian laporan kinerja merupakan cara yang efektif dalam pencapaian tujuan tersebut.

akbunhi.blogspot.com

Siklus Produksi

Siklus produksi merupakan suatu kegiatan yang terdiri dari beberapa aktivitas-aktivitas produksi dalam memproduksi suatu barang seperti Perancangan Produk,Perencanaan dan Penjadwalan,Operasi Produksi,dan Akuntansi Biaya. Dalam siklus produksi ini ada tipe dan jumlah barang yang akan diproduksi serta transaksi dan peristiwa yang terkain dalam proses produksi. Siklus Produksi ini juga merupakan rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.

2.      Aktifitas-aktifitas dalam siklus produksi

Design Produk

– Mendesain produk yang memenuhi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, fungsi, dan meminimalkan biaya produksi

– Aktivitas ini menciptakan dua dokumen utama:

• Daftar bahan baku (BOM)

• Daftar operasi (Routing)

Daftar bahan baku(BOM) yang menyebutkan nomor bahan baku,deskripsi,serta jumlah masing-masing komponen bahan baku yang digunakan dalam unit produk jadi.

Daftar operas(routing) yang menyebutkan kebutuhan tenaga kerja dan mesin yang diperlukan untuk memproduksi produk tersebut.daftar operasi kadang kala disebutkan lembar pergerakan karena menunjukan bagaimana sebuah produk bergerak disepanjang pabrik,menyebutkan apa yang dilakukan di setiap langkah dan berapa banyak waktu yang dibutuhkan oleh aktifitas tersebut.

Perencanaan dan penjadwalan

Tujuan langkah ini yaitu menegembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.

Dua metode perancanan produksi yang umum yaitu perencanaan sumber daya produksi(manufacturing resource planning=MRP-II) dan sistem produksi just in time. MRP-II adalah kelanjutan dari perencanaan sumber daya bahan baku yang mencari keseimbangan antara kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan bahan baku untuk memenuhi perkiraan permintaan penjualan. Sistem MPR-II sering disebut push manufacturing,karena barang diproduksi sebagai ekspektasi atas permintaan pelanggan.

Sedangkan tujuan just int time adalah meminimalkan atau meniadakan bahan baku barang dalam proses dan baran jadi. JIT sering disebut pull manufacturing karena barang diproduksi sebagai permintaan pelanggan. Secara teoritis sistem JIT hanya berproduksi sebagai tangapan atas pesanan pelanggan. Dalam prakteknya kebanyakan sistem produksi JIT mengembangkan rencana produksi jangka pendek.

Dokumen,formulir dan produksi

o          Jadwal induk produksi (MPS)

o          Permintaan bahan baku

o          Kartu perpindahan

Jadwal induk produksi(Master produksi schedule-MPS)menspesifikasikan seberapa banyak produk yang akan diproduksi selama periode perencanaan dan kapan produksi tersebut harus dilakukan. Informasi mengenai pesanan pelanggan,prediksi penjualan dan tingkat persediaan barang jadi digunakan untuk menetapkan tingkat produksi.

Permintaan bahan baku mengsahkan pengeluaran jumah bahan baku yang dibutuhkan dari gudang ke lokasi pabrik,tempat bahan tersebut dibutuhkan. Dokumen ini berisi no produksi perintah,tanggal pembuatan,dan berdasarkan pada daftar bahan baku yang dibutuhkan. Perpindahan sekanjutnya dari bahan bakua disepanjang pabrik akan didokumentasikan dalam kartu perpindahan yang mengidentifikasi bagian-bagian yang dipindahkan lokasi perpindahannya, serta waktu perpindahan.

Operasi produksi

Langkah ketiga dalam siklus produksi adalah produksi actual dari produk. Cara aktifitas ini dicapai sangat berbeda dengan di berbagai perusahan. Perbedaan tersebut berdasarkan jenis produk yang diproduksi dan tingkat otomatisasi yang digunakan digunakan dalam proses produksi. Hal ini Berkaitan dengan TI yang dipakai. Penggunakan berbagai bentuk TI dalam proses produksi,contoh Robot dan mesin yang dikendalikan Oleh Komputer disebut sebagai Computer integrated manufacturing(CIM). CIM dapat secara signifikan mengurangi biaya produksi.

Akuntasnsi Biaya

tiga tujuan dasar dari sistem akuntansi biaya itu ?

•  Untuk memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja dari operasi produksi

•  Memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk.

•  Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

dua jenis sistem akuntansi biaya itu?

•       Harga pokok pesanan

•       Harga pokok proses

 Perhitungan biaya pesanan membebankan biaya ke batch produksi tertentu,  atau pekerjaan tertentu.

 Perhitungan biaya proses membebankan biaya ke setiap proses, dan kemudian menghitung biaya rata-rata untuk semua unit yang diproduksi.

Pilihan perhitungan biaya berdasarkan pesanan atau proses hanya mempengaruhi metode yang digunakan untuk membebankan biaya-biaya tersebut ke produk, bukan pada metode pengumpulan data.

3.      Threats and Applicable Control Procedures yang dilakukan dalam setiap aktivitas produksi!

Proses / Aktifitas	Ancaman	Prosedur Yang Dapat di Terapkan Dalam
Desain Produk	1.     Desain produk yang kurang baik	Perbaiki informasi tentang pengaruh desain produk atas biaya. Data terinci mengenai biaya jaminan dan produk.
Perencanaan dan penjadwalan	1.     Kelebihan produksi atau kekurangan produksi 2.     Investasi yang tidak optimal dalam aktiva tetap	Sistem perencanaan produksi yang lebih baik Tinjau dan setujui perolehan aktiva tetap; pengendalian anggaran
Operasi produksi	4.     Pencurian dan perusakkan persediaan dan aktiva tetap	Batasi akses fisik ke persediaan dan aktiva tetap Dokumentasikan semua perpindahan persediaan sepanjang proses produksi Identifikasi semua aktiva tetap Dokumentasi yang memadai dan tinjau semua transaksi yang melibatkan pembuangan aktiva tetap
Akuntansi Biaya	5.      Kesalahan pencatatan dan memasukkan data mengakibatkan data biaya yang tidak akurat.	Pengendalian edit entri data; penggunaan pemindai kode garis jika memungkinkan; rekonsiliasi jumlah yang tercatat dengan perhitungan fisik secara periodik
Ancaman umum	6.      Hilangnya data 7.      Kinerja yang kurang baik	Buat cadangan dan perencanaan pemulihan dari bencana; batasi akses ke data biaya. Pelaporan yang lebih baik dan tepat waktu.

4.      Keterkaitan siklus produksi dengan siklus lainnya dalam proses bisnis !

Dengan siklus pendapatan,pengeluaran,siklus SDM,dan sistem buku besar dan pelaporan.

Sistem informasi siklus pendapatan memberikan informasi(pesanan pelanggan dan prediksi penjualan) yang digunakan untuk merencanakan produksi serta tingkat persediaan.  Sebaliknya sistem informasi siklus produksi mengirimkan informasi ke siklus pendapatan mengenai barang jadi yang telah dibuat dan tersedia untuk dijual.informasi mengenai kebutuhan bahan baku dikirim ke sistem informasi siklus pengeluaran dalam bentuk formulir permintaan pembelian. Sebagai gantinya sistem informasi siklus pengeluaran memberikan informasi mengenai  perolehan bahan baku dan informasi pengeluaran lain yang dimasukan kedalam overhead pabrik. Informasi mengenai tenaga kerja yang dibutuhkan akan dikirim ke siklus sumber daya manusia,yang selanjutnya akan memberikan data mengenai biaya dan ketersediaan tenaga kerja. Terakhir mengenai informasi mengenai harga pokok penjualan akan dikirim ke sistem informasi buku besar dan pelaporan.

SIKLUS PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Departemen penggajian bertanggung jawab untuk perhitungan sesungguhnya dan menyiapkan penggajian. Beberapa karakteristik lain sebagai berikut :

- Penggunaan rekening gajian imprest secara terpisah untuk slip gaji yang memudahkan rekonsialisasi.

- Rekonsialisasi independen dari laporan bank untuk rekening penggajian.

- Penggunaan master pembayaran independen.

Siklus Penggajian

Proses penggajian sangat kompleks. Proses penggajian ditentukan oleh hokum dengan sanksi hukuman penjara untuk kelalaian yang disengaja dalam megelola pencatatan yang memadai. Tanggung jawab analisis system untuk selalu menjaga agar tetap sesuai dengan hukum.

Persyaratan Pemrosesan Penggajian

Banyak file yang harus dikelola dalam system penggajian. Informasi dasar karyawan, seperti nama, alamat, besar gaji, dan potongan - potongan perlu untuk menyiapkan gaji. File yang diperlukan dalam laporan pemerintah, table pajak, pension, perencanaan tunjangan kesehatan, dan perencanaan merupakan contoh informasi yang diperlukan untuk mendukung prosedur penggajian.

1. Aktivitas Siklus Penggajian

o Perbarui File Induk Penggajian

o Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak

o Validasi Data Waktu dan Kehadiran

o Mempersiapkan Penggajian

o Membayar Gaji

o Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

o Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain

Perbarui File Induk Penggajian (Aktivitas 1)

• Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.

• Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.

· Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak (Aktivitas 2)

• Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.
• Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

· Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3)

• Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran pegawai.
• Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.

· Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4)

• Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.

• Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja.

• Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.

• Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.

· Membayar Gaji (Aktivitas 5)

• Aktivitas kelima adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.
• Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.

Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)

• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung
• Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.
• Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.

Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7)

• Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.
• Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.

· Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung
• Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.
• Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
• Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai mereka rencana kompensasi fleksibel.
• Banyak perusahaan menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan rencana tabungan hari tua.

· Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain
• Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.
• Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.
• Lembaga pemerintah terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini.
• Dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan ke organisasi terkait.

2. Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur
• Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini :
1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.
2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.

5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.

6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.
7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.

ancaman-ancamannya

1.Mempekerjakanpegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk

2.Pelanggaran hukum ketenagakerjaan

3.Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi

4.Data waktu yang tidak akurat

5.Pemrosesan penggajian yang tidak akurat

6.Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan

7.Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi

8.Kinerja yang kurang baik

prosedur pengendalian

· Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasikeahlian pelamar kerja, referensi dan riwayat pekerjaan

· Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan

· Pemindahan tugas

· Total batch danpengendalian aplikasi lainnya

· Setoran langsung

· Distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorangyang independen dari proses penggajian

· Penyelidikan cek gaji yg tidak diklaim

· Pengunaan rekening giro terpisah untuk penggajian

· Pengendalian akses

· Prosedurpembuatan cadangan

· Enkripsi data

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

• Fungsi ketiga SIA adalah memberikan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
• Sistem penggajian harus didesain untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data biaya dengan jenis informasi lainnya agar memungkinkan pihak manajemen membuat jenis keputusan berikut ini :
1 Kebutuhan pegawai di masa mendatang
2 Kinerja pegawai
3 Moral pegawai
4 Efisiensi dan efektivitas pemrosesan penggajian

• Beberapa informasi biasanya diberikan oleh sistem penggajian.
• Informasi lainnya, seperti data tentang keahlian pegawai, biasanya diberikan oleh sistem manajemen SDM.
• Informasi lainnya, seperti data mengenai moral pegawai, biasanya tidak dikumpulkan baik oleh sistem manajemen SDM / penggajian.

Referensi :

Dosen Bpk. Sakeus tarigan, SE,MMSI

priyohanweersyah.blogspot.com

syaldraforever.blogspot.com

akbunhi.blogspot.com

tkristyana.mhs.uksw.edu